• sandra@vyer.com

Örebroportens utvecklingsledare: “Fastighetsägare måste bereda sig för en digital förvaltning"

Uppdaterad: apr 20

Allt fler fastighetsägare satsar på proptech för att effektivisera sin verksamhet. Örebroporten Fastigheter började tidigt införa digitala tvillingar för förvaltning genom Vyer och har kommit långt vad gäller digitaliseringen av sitt bestånd. Nu delar fastighetsbolagets utvecklingsledare med sig av insikter och råd till aktörer som vill göra samma resa.

– Det är en ny värld man kliver in i, då är det bra att ha tänkt på vissa saker från början, säger Jesper Hedlund.



Det var slutet av 2018. Örebroporten var sedan en tillbaka på jakt efter en plattform som skulle hjälpa dem att samla information om sina fastigheter i digitala tvillingar för att effektivisera drift och förvaltning.


– Det var många som kom in på kontoret och försökte sälja in olika plattformar för dokumenthantering och modellhantering, men de var ofta för krångliga. Vi började tidigt tänka på vem slutanvändaren var och började ställa motkrav på systemleverantörer för att göra det lätt att komma igång, säger Jesper Hedlund utvecklingsledare och BIM-ansvarig.


Han var på besök på Vasakronans kontor när han sprang på Nils Berglund, vd på Vyer.


– Jag minns att jag sade något i stil med; “Den som kan visualisera en BIM-modell på ett väldigt enkelt sätt, den ligger bra till”. Så fick jag en telefon skickad över bordet och då damp Vyer-plattformen ner, berättar Jesper.


Behovsanpassad utveckling

Mötet ledde till ett samarbete där Vyer tog fram en 3D-modell av en av fastighetsbolagets fastigheter. Organisationen fick tillgång till den via den digitala plattformen och började fylla på den med data som annars bara existerade i svåråtkomliga system eller deras egna huvuden.


– Vi bollade mycket idéer och pratade om olika funktioner som kunder vara intressanta för fastighetsägare att ha. Fördelen med en Saas-tjänst är ju att den utvecklas hela tiden och att man får vara med i utvecklingen. Det blir ju en kombination av vad alla kunder önskar, säger Jesper.


Idag finns digitala tvillingar av ett tjugotal av Örebroportens fastigheter (70 procent av den uthyrbara ytan) i Vyer-appen. Där kartlägger drift och förvaltning byggnadsinformation, hanterar platsspecifika ärenden och samlar kommunicerar med varandra, såväl som hyresgäster.


– Först är det spännande att kunna titta på en fastighet, sedan rasslar det till och så står man där med väldigt mycket byggnader väldigt fort. Helt plötsligt så är det en digital förvaltning som man måste bereda sig för, säger Jesper Hedlund.


Skapa engagemang hos organisationen

Han syftar bland annat på arbetet med att uppdatera informationen i de digitala tvillingarna, så att det alltid stämmer överens med verkligheten, något som kräver engagemang från drifttekniker och förvaltare.


–Jag tror på det här med att hitta ambassadörer. Man kan lyfta medarbetare som är väldigt duktiga med Vyer i sin roll och låta andra lära från de personerna och mogna in i tekniken. Att få upp många fastigheter gör att alla drifteam och förvaltare kan komma igång.


En grundförutsättning för att ett verktyg ska användas till den grad som krävs är att det både är användarvänligt och skapar värde, menar Jesper Hedlund.


– När medarbetare känner att det förbättrar deras vardag och ger dem och andra möjlighet att lyckas i sin roll så vill de ta ansvar och använda det. Med digitala tvillingar kan drifttekniker också skapa förutsättningar för mer ekonomiskt lagda förvaltare att närma sig deras vardag och hjälpa jouren att lösa problem snabbare.


Han betonar även vikten av att förtydliga ansvarsfördelningen och se till att medarbetare känner stöd och acceptans från ovan för att lägga tid på den digitala förvaltningen.


– Det ligger uppe på ledningsnivå att komma överens om och kunna peka på vem som ska utföra det här, det är ett medskick som jag vill göra till andra fastighetsägare som använder sig av Vyer.


Den tid som varje medarbetare investerar i ajourhållning av modellerna får de igen på andra sätt, som gör att hela organisationen i slutändan kan sköta sitt arbete mer effektivt.


– Det gör att man kan slippa sätta sig i bilen och åka ut till olika fastigheter för att titta på saker. Sedan är det klart att du ibland måste vara på plats och använda händerna för att fixa något, men att kunna sitta hemma och beröra felanmälningar, avhjälpa dem på ett mer övergripande sätt och snabbt återkoppla till hyresgäster ökar även kundnöjdheten.


Måste ställa krav på att kunna läsa in och ut data ur olika system

För att minska behovet av att arbeta i för många system och skapa ett obrutet informationsflöde är det också viktigt att säkerställa att leverantörer kan ge ut data på ett sätt som gör att den går att nyttja i andra system.


– Med ett ökat antal system adderas arbetstid, därför måste man komma överens om var informationen ska finnas någonstans och i vilken tjänst den ska presenteras. Det hänger både på att leverantörerna är villiga att dela data och att de kan göra det, det är en värld de måste förbereda sig för, där vi som fastighetsägare måste börja ställa krav.


Örebroporten jobbar bland annat på att förädla allt som rör styr- och realtidsdata i fastigheten, för att kunna spegla den i Vyer-modellerna.


– Vi känner oss trygga med att vi har ett par fastigheter snart där vi kan dela en hel del data till Vyer som vi kan berika modellerna med, så att vi får en ännu bättre bild av olika förhållanden.


Fler möjligheter med digitala tvillingar

Till en början var syftet med införandet av digitala tvillingar hos Örebroporten främst att få en digital representation av verkligheten i fastigheterna, men nu ser Jesper Hedlund fler möjligheter.


– Digitala tvillingar ger oss möjlighet kunna titta på verkligheten som den ser ut, men också att backa tillbaks i tiden, som vi kan göra idag med ärendehanteringen till exempel. Man kan se att det här rummet, eller den här utrustningen har många felanmälningar och fundera på vad det beror på. När man får in realtidtidsdata kan det också innebära att man sedan kan göra analyser av historisk data för att kunna se in i framtiden och göra anpassningar efter det.


De digitala tvillingarna ska också hjälpa Örebroporten att få bättre koll på hyreskontrakt och avtal och att hantera uthyrningar smidigare. Dessutom har nya affärsmöjligheter skapats då hyresgästerna själva velat nyttja tvillingarna i andra sammanhang.


Bland annat har de använts som besökskartor vid en mat- och vinmässa i Conventum Arena, samt i Kulturkvarteret för att ge hyresgästen Örebro Kommun en överblick av var i lokalerna de har sina inventarier och sin utrustning.

– Det kommer att bli väldigt spännande att se hur vi kan använda det på en annan nivå där du har en mer stadigvarande verksamhet. Till exempel har arrangören av mässan haft önskemål på att få använda säger tvillingen för inventering av konferensutrustning, säger Jesper Hedlund.


Han ser också ett värde i att få bättre ordning på all fastighetsdata inför framtida transaktioner.


– Det är rätt struligt att reda ut hur överlämnar vi system och vilka ritningar och vilken information som finns. Det händer att köpare hör av sig flera månader efteråt för att de saknar olika saker, detsamma gäller oss när vi köper fastigheter. Allt sådant får man ju bättre koll på med tvillingarna.