Fastighetstekniker har ofta god inblick i fastighetsskötseln och kunskap om den tekniska utrustning som finns i fastigheten. Personberoende kunskap kan dock bli en utmaning när medarbetare slutar eller är frånvarande under en längre tid.
Genom att digitalisera och tillgängliggöra kritisk information om era fastigheter kan ni som fastighetsägare minska kunskapsluckorna och underlätta för medarbetare och jourpersonal att snabbt sätta sig in i vad som behöver göras.
– När jag eller någon av våra tekniker eller förvaltare går hem om dagen, blir sjuk eller tar semester, så tar vi med oss kunskapen om var alla saker sitter. Det är sådan information som vi har i huvudet som man vill ha digitalt så att någon annan enkelt kan ta över, säger Fredrik Melander, fastighetsförvaltare och PropTech-samordnare på Heba, som är en av de drivande i fastighetsbolagets digitaliseringsprocess.
Digital tvilling som samarbetsverktyg
Uppbyggnaden av digitala tvillingar handlar just om att öka tillgången på information om era fastigheter och säkerställa att de människor vars jobb hänger på att de har rätt information, vid rätt tidpunkt, enkelt kan komma åt den.
Tvillingen består av webbaserade ritningar i kombination med insamlad data om era fastigheter, byggnader, ytor, teknik och andra komponenter, samt förvaltningsprocesser och deras status. Bland annat går det att söka fram och se:
Hur fastigheterna ser ut (planvyer i 2D/3D)
Detaljerad information om teknik (exempelvis placering, serienummer, installationsdag, driftinstruktioner)
Hur utrymmen nyttjas och förvaltas
LOA/BOA, A-temp
Felanmälan och åtgärder
Förebyggande underhåll (rondering, tillsyn, besiktningar)
Vem som lade till vilken information, samt tidpunkt
Steg 1: Digitalisering och visualisering av ritningar
Processen för att bygga upp en digital tvilling börjar med insamlingen och digitaliseringen av befintligt ritningsunderlag. Ritningarna visualiseras i 2D och 3D på en digital plattform som möjliggör för användare i drift och förvaltning, samt andra intressenter att interagera med ritningarna och den data de bär på.
– Senast idag fick vi en fråga från en hyresgäst som inte visste var miljörummet i fastigheten ligger. Jag hjälpte honom genom att mejla över en 3D-bild på fastigheten där jag kryssat i både var hans lägenhet ligger och var miljörummet ligger. Då kan han via ritningen se hur han tar sig dit. Att enkelt kunna förse hyresgäster med relevant information stärker våra kundrelationer, säger Fredrik Melander.
Steg 2: Ta hjälp av lokala experter i datainsamlingen
När ritningarna är på plats gäller det att komma igång och kartlägga information om era fastigheter. Börja med att ta reda på vilken information som ni vill prioritera.
Medarbetare sitter ofta på värdefull kunskap om vilken teknik och information (egenskaper, bilder, dokument, driftinstruktioner) som behövs för att verksamheten ska fungera så smidigt som möjligt.
– Under det första kvartalet fokuserade vi på att lägga till information om var våra nycklar till gemensamma utrymmen finns eftersom både vi, våra jourer och entreprenörer använder dem. Sedan lade vi till var avstängningen för inkommande vatten för hela fastigheten sitter. Hur man kommer in i fastigheten och hur man stänger av vattnet om det läcker någonstans var prio, berättar Fredrik Melander.
Genom att möjliggöra för medarbetarna själva att kartlägga, dokumentera, samarbeta och redigera byggnadsdata med ett mobilt verktyg kan informationsmängden för beståndet byggas upp löpande och ajourhållas över tid.
– Vi har kvartalsmål som vi låter teknikerna och förvaltarna jobba med så att det inte blir för mycket information som ska läggas till på en gång. Sedan gör vi avstämningar varje månad och pushar om det behövs. Det ska vara roligt att arbeta i verktyget också och man ska se någon nytta i det. Det tror jag att man gör om man får rimliga mål, tipsar Fredrik Melander.
Steg 3: Minskat personberoende i drift och förvaltning
Med tillgång till en gemensam kunskapsbank kan medarbetare snabbt få en överblick av information kopplad till era fastigheter och processer. På sikt gynnar tillgängliggörandet av kunskap både organisationen och individen på en rad olika sätt.
Här är några exempel på nyttor:
Medarbetare kan enkelt täcka upp för varandra under sjukdom, semester och föräldraledighet.
Reducerat behov av tidskrävande överlämningar när nyckelpersoner inom verksamheten ska byta jobb eller gå i pension.
Dubbelarbete kring inventering av information som behövs i olika processer kan undvikas.
Minskad stress och frustration då färre arbetstimmar går till att leta och validera information.
– När folk successivt börjar komma in i att ändra sina arbetssätt och ser möjligheterna för hur och var man kan nyttja de digitala tvillingarna, då tror jag att verktyget kommer att användas till mycket mer än att bara samla information, säger Fredrik Melander.
Vill du veta mer om hur digitala tvillingar kan nyttjas för att effektivisera drift och förvaltning? Ta kontakt med någon av våra digitaliseringsexperter.